Уведомление о конфиденциальности для сотрудников

Уведомление о персональных данных

Это уведомление содержит информацию, касающуюся обработки ваших персональных данных компанией VOLVO.

Компания группы VOLVO, в которой Вы работаете, отвечает за сохранность персональных данных, полученных от Вас и из других источников, перечисленных ниже. Это означает, что компания VOLVO принимает решения о целях и способах обработки Ваших персональных данных. VOLVO несет ответственность за обработку Ваших персональных данных в соответствии с действующими законами и нормативными правовыми актами о защите персональных данных. Обработка Ваших персональных данных компанией VOLVO необходима в связи с Вашей работой в компании VOLVO. При возникновении вопросов, касающихся обработки персональных данных, свяжитесь со специалистом VOLVO по защите персональных данных.

 

VOLVO будет обрабатывать следующие категории персональных данных: Обратите внимание, что VOLVO необязательно будет обрабатывать все виды персональных данных, перечисленные ниже. Обратите внимание, что списки примеров по каждой категории не являются исчерпывающими.

 

Личные данные: имя, дата рождения, номер социального страхования (или его аналог), пол, гражданство, предпочитаемый язык, семейное положение, фото

Организационные данные: номер сотрудника, описание работы, должность, место работы, подразделение, отдел, руководитель, прямые отчеты

Контактные данные: рабочий адрес, домашний адрес, адрес электронной почты, номер телефона

Данные по компенсациям и привилегиям: заработная плата, пересмотренные оклады, налоговые вычеты, информация о пенсии, реквизиты банковского счета

Данные по управлению трудоустройством: трудовой договор и другие договоры между вами и VOLVO, заявления и другие формы, касающиеся, например, отпуска по уходу за ребенком, информация о дате приема на работу и дате освобождения от должности

Данные о времени: время работы, отработанное время, отпуска, периоды отсутствия (отпуск по уходу за ребенком, больничный и т. д.)

Данные члена профсоюза, если таковые имеются и соответствуют действительности

Данные о безопасности: пропуска, право доступа и использование пропусков и прав доступа

Данные о здоровье и безопасности: информация о больничных, планы оздоровления, несчастные случаи, связанные с работой, медосмотры

Данные о техническом обслуживании/ремонте/сервисном обслуживании: отслеживание и ведение журналов деятельности, осуществленной вами в связи с производством, техническим обслуживанием, ремонтом или сервисным обслуживанием транспортных средств

Данные о производительности и оценке: оценки, измерения, записи о дисциплинарных взысканиях, при наличии таковых

Данные о квалификации: сведения об образовании и пройденных курсах обучения

Данные о командировках: информация о командировках, данные бронирований, номер паспорта, корпоративная кредитная карта, счета из командировок, командировочные выплаты

Данные о работе со справочными службами и службой поддержки: вопросы от вас/вашего руководителя/руководителя по кадрам, связанные с вашим трудоустройством или ИТ-оборудованием и предоставляемой вам в связи с ним поддержкой

Данные сферы ИТ: ID пользователя, пароли, данные сессий, а также данные и логи вашего использования ИТ оборудования VOLVO, приложений и сервисов в соответствии с ИТ-политиками VOLVO, действительными в соответствующий период времени

 

Особо отмечается, что членство в профсоюзе и данные о здоровье и безопасности рассматриваются как Конфиденциальные данные в соответствии с действующими законами о защите информации, и их следует обрабатывать с особой осторожностью. Отдельно отмечается, что Конфиденциальные данные должны обрабатываться исключительно в случае юридических обязательств при получении разрешения в форме коллективного соглашения и/или прямого согласия.

 

Обратите также внимание, что определенные данные, формируемые транспортными средствами (например, номер транспортного средства/шасси, сигналы и т. д.) автоматически формируются, когда вы используете продукт, принадлежащий Volvo, например, грузовик. Однако, VOLVO не использует такие данные, если их использование не связано с проведением тестов, решением связанных с качеством проблем или целями усовершенствования продукции. Обратите внимание, что указанное в этом разделе не относится к автомобилям компании.

 

VOLVO также может обрабатывать ограниченный объем персональных данных (имя и контактные данные) лиц, отмеченных вами в качестве лиц, с которыми компания VOLVO должна связаться в экстренной ситуации. В некоторых странах данные ближайших родственников также могут обрабатываться для определенных целей, связанных с льготами и/или требованиями трудового законодательства.

VOLVO обрабатывает ваши персональные данные на основании законного права, с более подробной информацией о котором вы можете ознакомиться ниже.

 

Юридические обязательства. Например, VOLVO может в соответствии с законом быть обязанной сообщить о вашем доходе в налоговый орган.

 

Договорные обязательства. Например, VOLVO должна обрабатывать ваши персональные данные, чтобы выплачивать вам причитающуюся по договору заработную плату.

 

Законный интерес. Законный интерес VOLVO это в норме управление текущей деятельностью, обеспечение безопасности мощностей и оборудования и внутренний контроль. Чтобы обработка персональных данных основывалась на законных интересах компании, VOLVO проводит оценку с учетом специфики того или иного случая. Например, VOLVO необходимо обрабатывать определенные персональные данные, чтобы обеспечивать управление вашими командировками, в этом случае законный интерес VOLVO состоит в управлении текущей деятельностью; или VOLVO необходимо обрабатывать определенные персональные данные, чтобы обновлять статус ИТ-оборудования, и тогда законный интерес VOLVO — обеспечение безопасности оборудования.

 

В исключительных случаях и только если невозможно применить никакие другие юридические основания, VOLVO может запросить ваше прямое согласие на обработку персональных данных.

 

Volvo обрабатывает ваши персональные данные, указанные в примерах выше, в следующих общих целях: Обратите внимание, что списки примеров по каждой цели не являются исчерпывающими.

 

Управление (в норме основывается на договорных обязательствах и/или законном интересе)

 

Возможность вашей регистрации в системах VOLVO и общего управления вашим трудоустройством в VOLVO

 

Возможность надлежащего использования лицензий

 

Возможность хранения и обновления корпоративных таблиц и данных сотрудников, в том числе внутренних отчетов и статистики о производстве

 

Возможность выплаты вам заработной платы, пенсий и других сумм, а также составления обзоров в отношении заработной платы, в том числе внутренних отчетов и статистики о производстве

 

Возможность отслеживания проектов

 

Составление отчетов (в норме основывается на законных обязательствах и/или законном интересе)

 

Возможность направления отчетов с соответствующие органы, например, налоговые органы, в соответствии с требованиями законодательства

 

Возможность отслеживания вашего рабочего времени/времени отсутствия в силу отгулов/отпусков для выплаты вознаграждения и выставления счетов

 

Требования трудового законодательства (в норме основывается на законных обязательствах)

 

Возможность выполнения VOLVO своих обязательств по коллективным соглашениям с профсоюзами или в соответствии с требованиями трудового законодательства

 

Безопасность рабочей среды и продукции (в норме основывается на законных обязательствах и/или законном интересе)

 

Возможность выполнения VOLVO своих обязательств по обеспечению безопасной рабочей среды (в том числе контроля и предотвращения несанкционированного доступа в помещения VOLVO или к оборудованию), а также других обязательств в отношении рабочей среды, установленных требованиями к рабочей среде или нормами трудового законодательства

 

Возможность выполнения VOLVO своих обязательств, связанных с безопасностью и качеством продукции

 

Повышение квалификации сотрудников (в норме основывается на законных и/или договорных обязательствах и/или законном интересе)

 

Возможность деятельности в связи с развитием/улучшением компетентности, а также оценка качества работы.

 

Возможность прохождения и предложения прохождения образовательных и обучающих курсов

 

Связанная с работой деятельность сотрудников (в норме основывается на законных и/или договорных обязательствах и/или законном интересе)

 

Возможность выполнения рабочих задач: написание электронных писем, утверждение документов, отчетов, презентаций, чертежей и т. д.

 

Возможность командировок

 

Возможность ответов на вопросы от вас/вашего руководителя/руководителя по кадрам, связанные с вашим трудоустройством или ИТ-оборудованием/услугами и предоставляемой вам в связи с ним поддержкой, необходимой для выполнения вами рабочих задач

 

Возможность соблюдения политик VOLVO, в том числе Правил трудового распорядка Volvo Group и ИТ-политик VOLVO, действующих в определенный период времени, с целью обеспечения соблюдения указанных политик и выявления предполагаемых запрещенных действий

 

Научно-исследовательская деятельность и решение проблем качества (в норме основывается на законном интересе)

 

Возможность научно-исследовательской деятельности, связанной с продукцией Volvo (например, с грузовиками), в том числе использование данных транспортных средств, формируемых, когда вы используете продукцию, принадлежащую Volvo (см. выше)

 

Возможность решения проблем качества, связанных с продукцией Volvo (например, с грузовиками), в том числе использование данных транспортных средств, формируемых, когда вы используете продукцию, принадлежащую Volvo (см. выше)

VOLVO будет в первую очередь получать ваши персональные данные от вас лично, от вашего руководителя, от руководителя кадров или от третьих лиц, сведения о которых вы предоставили для получения таких данных. Некоторые персональные данные могут автоматически генерироваться из ИТ-системы VOLVO или ее аналога, например, при создании вашего внутреннего идентификатора в ИТ-системе VOLVO.

VOLVO в норме не будет передавать ваши личные данные никому вне Volvo Group, кроме случаев, когда это предусмотрено законодательством, действующими нормами или коллективным соглашением. Однако, если это необходимо в целях обработки персональных данных, VOLVO также может передать персональные данные пользователя другим компаниям группы Volvo, в том числе за пределами ЕС/ЕЭЗ. В целях обработки персональных данных VOLVO также может передать персональные данные пользователя сторонним поставщикам за пределами ЕС/ЕЭЗ. VOLVO во всех случаях применяет соответствующие средства юридической защиты, которые поддерживают необходимый уровень защиты персональных данных пользователя в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных. Например, такие меры могут включать использование межфирменных или внешних соглашений об обработке данных на основе утвержденных ЕС стандартных договорных положений или «Программы по защите конфиденциальности ЕС–США» (EU-US Privacy Shield) или других подобных механизмов, которые на текущий момент времени признаны или утверждены соответствующими органами. По вопросам относительно передачи персональных данных обращайтесь к инспектору по защите персональных данных VOLVO.

VOLVO в норме хранит ваши персональные данные на протяжении всего времени вашего трудоустройства. После окончания вашего трудоустройства VOLVO будет хранить исключительно персональные данные, необходимые для выполнения целей, для которых они были собраны, и исключительно до момента выполнения этих целей, или такое время, которое может быть необходимо для соблюдения трудового законодательства, налоговых или льготных обязательств, соблюдения требований законодательства в случае действительного, возможного или отклоненного спора или иска.

Вы имеете право требовать доступ к своим персональным данным. Вы также имеете право требовать от VOLVO исправления или удаления Ваших персональных данных либо ограничения их обработки. Вы также можете отказаться от обработки Ваших персональных данных компанией VOLVO или потребовать перемещения данных. Однако обратите внимание, что компания VOLVO не во всех случаях обязана выполнять запросы на удаление, ограничение или прекращение обработки, а также перенос данных. Оценка производится в соответствии со спецификой конкретного случая юридических обязательств VOLVO и исключений из указанных прав.

Дополнительная информация о правах субъекта персональных данных